Khái niệm: Quản trị thời gian là một phương pháp hữu ích cho tất cả mọi người trong cuộc sống, và đặc biệt quan trọng đối với những nhà quản lý của một tổ chức hay doanh nghiệp. Quản trị thời gian là phương pháp giúp bạn sử dụng thời gian chứ không phải là tiêu tốn thời gian. Hay nói cách khác, thời gian có thể ví như tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian chứ không học cách tiêu dùng thời gian. Đầu tư thời gian sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian sẽ mất đi.
Vai trò : Học quản trị thời gian để rèn luyện trí óc của bạn biết tuân lệnh, học cách làm chủ trí óc; và vì vậy quản trị thời gian, chính là quản trị trí óc của bạn. Học cách tư duy một cách logic và rõ ràng, dứt khoát, với những tư tưởng và suy nghĩ đúng đắn, chính xác, và tích cực. Lưu ý rằng không nên suy nghĩ quá nhanh hoặc suy nghĩ quá nhiều dễ gây ra rối loạn, mệt mỏi, hoặc nhầm lẫn.
o Bảy bước cơ bản để quản trị thời gian một cách hiệu quả và sinh lợi:
Bước 1: Tập trung vào công việc mà bạn đang có trong tay. Tại một thời điểm nhất định, khi đang làm một việc cụ thể, bạn chỉ nên tập trung hết sưcs vào làm việc đó. Làm một việc tại một thời điểm. Sau khi hoàn thành mới chuyển sang việc khác theo danh sách công việc bạn dự định làm.
Bước 2: Đầu tư chứ không tiêu tốn thời gian: Người khôn ngoan và nhạy cảm thường biết cách sử dụng thời gian chính là đầu tư thời gian, chứ không tiêu dùng thời gian một cách lãng phí. Xin được nhắc lại, biết đầu tư sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu tốn thời gian thì sẽ mất đi. Trong tiếng Anh người ta hay dùng chữ spend time, nhưng thực chất người khôn ngoan phải biết invest time. Chẳng hạn, bạn chia 24 giờ thành 3 phần: 8 giờ giành cho ngủ, 8 giờ cho việc nghiên cứu, và 8 giờ còn lại dành để đâù tư cho công việc.
Bước 3: Liệt kê các Công việc theo thứ tự ưu tiên: Bạn phải xác định được tất cả các công việc và dự định làm trong năm, tháng, và ngày, giờ. Sau đó liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên. Hãy nên làm việc quan trọng nhất vào buổi sáng khi bạn thông minh nhất. Nhiều người không làm việc, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít. (Do more, think less!). Khi bạn đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm.
Bước 4: Phải biết nói “Không” Hàng ngày có rất nhiều yếu tố bên ngoài tác động đến bạn, có những điều làm bạn không hài lòng. Chẳng hạn bạn mất 30 phút thời gian nói chuyện phiếm trên điện thoại, thật tốn tiền và lãng phí thời gian!. Vì vậy bạn phải cố gắng tránh những khoảng thời gian làm nhiễu bạn. Hãy dũng cảm nói “Không” với những điều phiền toái mà làm mất thời gian qúy baú của bạn.
Bước 5: Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người Có một số công việc bạn làm rất tốt, ngược lại có nhiều việc bạn cần người khác giúp đỡ. Đừng ngần ngại hỏi mọi người những điều bạn chưa biết rõ, nên nhờ người khác giúp bạn những việc quá khả năng của bạn. Làm như vậy, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho bạn đối với những việc khó.
Bước 6: Làm việc theo nhóm và vui vẻ trong nhóm: Bạn đừng nghĩ rằng bạn có thể làm được tất cả mọi thứ. Do vậy bạn nên kết hợp với mọi người trong nhóm, thực hiện tốt cơ chế giao quyền và phân quyền phù hợp với mỗi người. Mỗi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Bước 7: Đừng lười biếng Lười biếng là gì? Là luôn luôn trì hoãn công việc Là lười biếng để đưa ra quyết định Là không làm bây giờ, để lúc khác Là không phải việc của tôi, là việc của người khác Là giải thích rất nhiều, mất thời gian
